Det finns många kurser i Sverige som hjälper människor med produktivitet och att öka sin personliga effektivitet. Men vad är egentligen skillnaden på de olika kurserna och metoderna.
I denna artikeln beskriver vi några av dem skillnader som vi identifierat under årens lopp. Vi kommer att uppdatera texten efterhand som vi ser och lär oss mer.
Fokus på verktyg och appar
Många kurser har ett stort fokus på en speciell applikation eller ett verktyg. Detta är bra och viktigt – man måste kunna och hantera sina verktyg effektivt om man vill vara produktiv.
En vanlig kombination av verktyg är Outlook och Teams. Det blir naturligt att göra kurser med stor fokus på dessa verktyg.
I en GTD-kurs glömmer vi inte verktyget men vi lägger fokus på en arbetsprocess som kan användas oavsett vilket verktyg som används. Det finns generella riktlinjer som alltid fungerar.
I dem flesta kurser genomför vi också installations workshops där vi stöder det speciella verktyget som just du använder. Är det Outlook och Teams har vi guider och rutinerna för det. Om det istället är Googles motsvarighet kan vi stötta där också.
Den stora skillnaden är altså att GTD startar med en generell process som fungerar oavsett verktyg.
Beprövad metodik
Getting Things Done var ursprungligen som många andra kurser ett hopplock av olika tekniker och procedurer som fungerar effektivt. Metodiken har verifierats praktiskt under 50 års användande på fältet.
De senaste 50 åren har det skett mycket forskning om hur hjärnan, uppmärksamhet och fokus fungerar. Forskningen stöder hur GTD-metoden arbetar och är sammansatt.
Den stora skillnaden är att GTD är välbeprövat och har ett växande stöd i modern forskning.
Time management
Du kan inte bestämma över tiden. Den fortsätter i konstant fart oavsett vad vi gör och vad vi vill. Det är där emot möjligt att kontrollera sin uppmärksamhet och vad man väljer att lägga den på.
Många traditionella produktivitetskurser går ut på att planera upp och blocka sin dag på olika sätt. Detta kan vara ett bra sätt att få viktiga och fokus krävande uppgifter avklarade. Men det kommer på en kostnad av att inte rätt saker blir gjorda.
Metoden kan också vara kontraproduktiv eftersom den kan leda till misslyckande när planen inte fungerar. Detta kan ge negativa känslor och tappad motivation kopplade till arbetet och uppgifterna. Den ger också ett onödigt merarbete eftersom planering ständigt behöver göras och göras om.
GTD använder naturligtvis också en kalender men det används bara till det hårda landskapet, det som verkligen måste ske på en speciell dag och tid.
Den stora skillnaden är att GTD hjälper dig att lägga din fokus på rätt uppgift inte att kontrollera tiden.
Sättet som man prioriterar
Du har säkert sett det i verktygen du använder. Det finns flaggor, färger eller prioritets nivåer som du kan sätta på dina uppgifter. Had du någonsin fått det att fungera?
För dem flesta av oss är svaret nej på den frågan. Och anledningen är att vi lever i en föränderlig värld. När vi äntligen har lyckats prioritera om uppgifterna så har förändringens vind blåst in och blandad alla våra prioriteringar. Jag brukar kalla detta för ett statiskt sätta att prioritera. Det är inte så effektivt.
Med Getting Things Done lär du dig ett annat sätt att knäcka detta problemet på. När det är dags för dig att välja en uppgift tittar vi på ett antal parametrar som t.ex. var du är, hur mycket tid du har, hur ser dina resurser ut – och med ett korrekt uppsatt system hjälper det dig att välja vad som kommer att vara rätt sak att göra just nu. Du får ett dynamiskt sätt att prioritera.
Den stora skillnaden är att GTD använder en dynamisk metod för att välja vad som är rätt att göra istället för statiska nivåer.
Kontroll och perspektiv
Oavsett hur produktiv du är kommer du alltid att ha mer att göra än vad din verklighet ger dig möjlighet till. Så är det för de flesta av oss i dag.
Många kurser fokuserar på hur du på det mest effektiva sättet får mer gjort. Hur du snabbare kan svara på fler mail. Hur du snabbare kan kommunicera på teams. Detta är dessvärre ett ohållbart sätt att hantera personlig produktivitet.
GTD ger dig inte högre kapacitet. Det ger dig ökad kontroll och perspektiv. Du gör mer av de rätta sakerna. Sättet som du får mer kontroll och perspektiv är att skapa en översikt över alla åtaganden – både saker som du skall göra och saker som du skall uppnå eller underhålla.
Den stora skillnaden är att GTD ger verktyg för ökad kontroll och bättre perspektiv.
Du är inte bara ditt jobb
Många produktivitetskurser fokuserar på jobbet. Hur får du kontroll på alla arbetsuppgifter, projekt och deadlines. Hur kan du hinna med några mail till. För dem flesta av oss är detta bara halva vår existens. Det finns ett liv utanför jobbet också.
Med Getting Things Done ser du helheten. Det är inte bara alla uppgifter på jobbet som ger stress och en känsla av otillräcklighet det är också allt det där som du skall och borde göra privat, hemma, efter jobbet.
När vi säger personlig produktivitet så är det produktivitet för hela dig. På jobbet och hemma.
Den stora skillnaden är att GTD är en heltäckande metodik.
Mailen är inte det ända problemet
Så hanterar du din epost. Epost är en utmaning för många eftersom det är en huvudkanal för att ta emot arbetsuppgifter eller för att delegera arbetsuppgifter.
Du behöver ha kontroll över din mail för att uppnå en hög personlig produktivitet. Men du behöver också ha kontroll över Teams, Slack, SMS, telefonsvararen, WhatsApp, Messenger, Facebook, LinkedIn och många många andra kanaler.
När du inser att den digitala världen är komplex så måste du också sätta den fysiska världen under en lupp. Du får brev, visitkort, mötesanteckningar, reklam och det sägs saker i fikarummet eller på dagis när du hämtar barnen.
Du har också en fantastik hjärna som helt oombett ger dig en massa tankar och idéer som du kanske borde agera på.
Din vanliga produktivitetskurs hjälped dig inte med det. Getting Things Done ger dig en metod som hanterar allt som kommer emot dig – oavsett kanal.
Den stora skillnaden är att GTD inte är specifikt för en eller några kanaler – den är generell och kan användas över allt.
Vill du veta mer
Vår förhoppning är att denna artikel har varit till nytta för dig. Använd den gärna när du utvärderar viken produktivitetskurs du skall välja.
Är du mer intresserad av Getting Things Done kan du hitta mer på vår sida Om Getting Things Done.
