Om GTD - Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) är en metod för personlig produktivitet utvecklat av David Allen och kom ut som bok med samma titel 2001. Boken översattes till svenska första gången 2007 med titeln Få det gjort.

Metodens utgångspunkt är att inte hålla åtaganden och idéer i huvudet, utan att flytta dem till ett system som du kan lita på. Sedan gå igenom systemet tillräckligt ofta för att lita på ditt eget system. Se video om grundprinciperna för GTD.

Ditt huvudet är till för att få idéer – inte för att lagra dom

Getting Things Done (GTD) beskriver en uppsättning goda vanor som kan läras. Dessa vanor är kopplade till varandra och utgör en systematisk strategi för ärendehantering som bör enligt författaren och bokens undertitel, leda till svart bälte i vardagseffektivitet

Boken: Getthing Thing Done - The Art of Stress-Free Productivity
Boken: Getthing Thing Done - The Art of Stress-Free Productivity
Boken: Få det gjort! - Svart bälte i vardagseffektivitet
Boken: Få det gjort! - Svart bälte i vardagseffektivitet

Förutsättningar for metoden

Genom att hålla idéer och åtaganden utanför huvudet frigörs det David Allen kallar psykisk RAM som man kan använda för att faktiskt få saker gjorda och för att vara kreativ.

Allen baserar sitt tänkande bl.a. på George A. Millers studie från 1956: The Magical Number Seven, Plus or Minus Two som beskriver att hjärnans ”arbetsminne” kan hålla sju (plus/minus två) saker – samtidigt. Kommer det in fler saker, är det något som faller ut ifrån arbetsminnet. Allens tes är att om ditt huvud är fullt av tankar om de idéer och åtaganden kommer du inte inte att fungera optimalt och negativ stress blir en till följd av ej utförda eller felhanterade uppgifter.

Genom att placera idéer och åtaganden utanför huvudet i ett system som du litar på sänks din stress nivå och produktiviteten ökar.

Huvudet är inte en inkorg

Terminologi

David Allen bygger i boken upp en uppsättning begrepp. Några centrala av dessa är:

  • Projekt: ett önskat resultat som består av mer än en aktivitet.
  • Nästa aktivitet:  nästa fysiska, synliga aktivitet som för projektet närmare mot att bli färdigt. För att uppfylla standardmetoden bör en nästa aktivitet eller uppgift ha ett beskrivande namn med ett verb, projektnamn och sammanhang.
  • Sammanhang: var är du och vad behöver du för att utföra nästa aktivitet t ex. Kontoret, Telefonen, Ärende.
  • Tom inkorg: alla inkorgar skall vara tomma efter bearbetning.
  • Aktivitetslistor / GTD system: Används för att hålla koll på projekt och de kommande aktiviter som ska göras för att ta dig framåt. Systemet kan vara pappersbaserat eller digitalt.

Principer

Samla

  • Samla alla dina idéer och potentiella aktiviteter i en eller flera inkorgar. Inkorgarna kan vara fysiska eller digitala.

Bearbeta

  • Plocka upp en sak ifrån inkorgen och fråga dig: ”vad är detta?”
  • Fråga sedan: kräver detta en aktivitet/handling?
  • Om svaret är nej:
    • Ska det kastas? – eller
    • Ska det förvaras för ett framtida beslut? – eller
    • Ska det arkiveras som framtida referensmaterial?
  • Om svaret är ja:
    • Det finns bara en fysisk nästa aktivitet? Och tar det kortare tid än två minuter? Gör det genast!!
    • Det finns bara en fysisk nästa aktivitet och det tar mer än två minuter att göra, fråga dig själv: är jag rätt person att utföra denna uppgift? Om inte delegera den till någon annan och skapa en väntande uppgift till dig själv.
    • Tar den mer än två minuter att göra? Lägg den i aktivitetslistan / ditt system för att utföra den senare.

Organisera

  • En uppgift skall antingen:
    • In på en aktivietslista och för att göras senare.
    • In i kalendern om den måste / bör utföras på ett visst datum / tid.

Gå igenom

  • Få klarhet: Samla allt pappersbaserat material ala visitkort, kvitton, lösa lappar mm och lägg dem i inkorgen. Rensa huvudet från alla idéer och åtaganden, skriv ner dem och lägg i inkorgen. Bearbeta och organisera uppgifter sedan dina uppgifter för att till slut uppnå en tom inkorg.
  • Bli uppdaterad: Titta igenom dina uppgiftslistor och komplettera med de uppgifter som du har glömt eller utelämnat. Gör samma sak med kalender, externa aktivitetslistor, projekt eller andra platser som kan innehålla aktiviteter.
  • Var kreativ: Titta på din ”Någon gång / kanske” lista och se om du är redo att göra något åt dessa idéer nu. Var kreativ och modig: vilka nya tankeväckande , spännande och kreativa projekt väljer du att ta in i ditt system?

Utföra

  • Utför planerade Nästa aktiviteter beroende på var du är och vilka verktyg du har till hands.